رهایی از آشفتگی و بی نظمی در مدیریت تغییر

ما دو بار در سال، در ابتدای بهار و ابتدای پاییز، ساعت را تغییر می دهیم. تغییر به ظاهر کوچکی که برای بسیاری از مردم تاثیرات قابل توجهی داشته و مشکلات زیادی تا روزها بعد از آن دارند. از خواب آلودگی و خستگی گرفته تا مشکلات عدیده در مدیریت تغییر و تنظیم شدن با زمان جدید.

انسان بنده عادت است. این موضوع در بسیاری از امور روزمره نمایان است: اغلب ما در اداره هر روز صبح از یک لیوان خاص استفاده می کنیم. برای ناهار معمولاً یک عادت غذایی مشخص داریم. در رختکن باشگاه، علاقه عجیبی داریم که هر بار از همان قفسه قبلی استفاده کنیم و در سوپر مارکت، خرید خوار و بار به صورت خودکار با روش های یکسان همیشگی انجام می شود و اگر چیزی با عادات روزمره ما در تضاد باشد، چه ها که نمی کنیم!

اگر شما توان ایجاد تغییر های مکرر در خودتان را ندارید، بازنده بازی خواهید بود !

هر آنچه که برای اتفاقات و موقعیت های روزانه پیش می آید، برای یک روز کاری هم صدق می کند. ما در برابر تغییر مقاومت می کنیم، در حالیکه بدان نیاز داریم. به طور معمول، چالش های جدید و چارچوب های تغییر، به سازمانی نیاز دارند که بتواند خود را سریع و موثر با آن تغییر هماهنگ سازد. اگر شما با زمان حرکت نمی کنید یا با آن هماهنگ نمی شوید، دیر یا زود از بازی خارج خواهید شد!

این دقیقاً چرایی نقش مهم «مدیریت تغییر» در تمام سطوح سازمان است. به عنوان سازگاری دهنده مداوم استراتژی ها و ساختارهای سازمان نظیرِ تحول و انطباق یک سیستم پیچیده و چشم انداز خدمات IT. در هر دو مورد، مدیریت تغییر با هدف مهار تغییرات سودمند به صورت کنترل شده و در عین حال به حداقل رساندن ریسک اثرات منفی، صورت می گیرد.

مراحل مدیریت تغییر

در اوایل دهه 1940، روانشناس آمریکایی «کرت لوین» یک مدل ساده سه مرحله ای از روند تغییر در سازمان ها و گروه ها را ارائه داد: در اولین قدم، پیش نیازهای مورد نیاز برای تغییر ایجاد می شوند و شرایط کنونی سازمان از ثبات خارج می شود. در مرحله دوم، تغییرات انجام می شود، در مرحله سوم نیز تغییرات به عنوان هنجارهای جدید پذیرفته شده و وضعیت به ثبات بر می گردد.

در بهین روش های ITIL نیز، روند مدیریت تغییر به روش مشابهی تعریف می شود: تغییرات در ابتدا بررسی شده و سنجیده می شوند، سپس برنامه ریزی شده و در نهایت پیاده سازی خواهند شد.

اشتباهات مکرر در مدیریت تغییر

کارشناسان متعددی به روش های گوناگون در رویدادهای تخصصی و مقالات علمی، به موضوع مدیریت تغییر پرداخته اند. با این حال، باز هم خطاهای پیش پا افتاده ای در این راه وجود دارد و سد راه موفقیت شده است. چنین خطاهایی به طور خاص برای IT مهم جلوه می کند زیرا این IT که می بایست ضامن حفظ سرعت در روند هوشمند سازی و رقابت در کسب و کار باشد.

در ادامه، نگاه دقیقتری به سه خطای معمول می اندازیم.

1. فوریت و ارزیابی

در مرحله اول فرآیند تغییر کلاسیک، نگرانی اصلی افزایش آگاهی در مورد فوریت تغییر است. در اینجا مشکلی وجود دارد و بنابراین چیزی باید تغییر کند. بخصوص هنگامی که با منابع کمیاب سر و کار دارید، تغییرات باید با دقت مورد بررسی قرار گیرد. شما باید به طور نمونه مشخص کنید که کدام تغییر تاثیر بیشتری در دستیابی به اهداف سازمان می گذارد و کدام تغییر مزایای بیشتری برای کاربران بیشتر خواهد داشت.

واضح است که می بایست هزینه منفعت را به دقت آنالیز کرد اما تحقیقات نشان می دهد که کمتر از 30% تغییرات بر اساس تجزیه تحلیل سود و منفعت بوده است.

2. ارتباطات

بدون ارتباطات، مدیریت تغییر کارآمد نخواهد بود. قدم اول، مشخص کردن ضرورت تغییر برای سهامداران است. زیرا تنها هنگامی که تمام طرف های درگیر، به ضرورت و اهمیت تغییرات آگاه باشند، می توان آن را به طور موثر اجرا نمود. هنگامی که تغییرات از مقام بالادستی به مردم تحمیل شود، آنها مقاوت خواهند کرد. بدون درک مزایای تغییر توسط افراد، انگیزه و توان تغییر نیز در آن ها وجود نخواهد داشت.

ارتباطات واضح، شفافیت بیشتری را در سراسر روند تغییر ایجاد کرده و متضمن تعهد بیشتری از سوی همکاران خواهد بود. در تمام سطوح، مدیریت تغییر از مشارکت تمام کارکنان درگیر، سود خواهد برد. به آن ها انگیزه داده یا مشارکت سازنده داشته باشید تا به تغییرات برنامه ریزی شده دست یابید.

3. مرور و برنامه ریزی منابع

اغلب در حین تغییرات، منابع سازمان (رایانه ها، دستگاه های شبکه و…) متوقف می شوند و این امر تاثیر قابل توجهی در کارهای روزانه خواهد داشت. بنابراین قبل از شروع تغییرات، می بایست برنامه ریزی دقیقی برای منابع انجام شود.

پیش از هر چیز برای یک مدیریت تغییر کارآمد، می بایست مروری کلی از تمام تغییرات برنامه ریزی شده و در حال انجام داشته و نه تنها منابع مورد استفاده در بخش IT، بلکه تمام منابع موجود در سایر دپارتمان های تحت تاثیر در سازمان را نیز در نظر داشته باشید.

منبع: وب سایت wendia.com

ترجمه و بازنویسی: گروه فناوری پرند